La empresa es un sistema social en el que se integra un conjunto de personas y medios con los que se pretende conseguir unos objetivos.
El logro eficaz de estos objetivos necesita de una organización que haga posible la coordinación coherente de todos los medios y personas que forman parte de la misma.
CONCEPTOS
BÁSICOS
A) La
organización en la empresa
El
organigrama es la representación
gráfica de la organización de una empresa que refleja:
a) La estructura de la empresa con sus diferentes departamentos,
secciones, divisiones, etc.
b) El orden jerárquico y el establecimiento de las relaciones entre los
diferentes escalones que lo configuran. El orden jerárquico da lugar al nivel
de responsabilidad.
c) Los canales de comunicación
Existen diferentes tipos de
organigrama, el más utilizado es el funcional;
se caracteriza por agrupar las actividades por departamentos.
B) ¿Qué
es el trabajo en equipo?
El
trabajo en equipo implica un grupo de
personas trabajando de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. El resultado
final es responsabilidad del equipo.
Cada
miembro del equipo es responsable de un cometido.
Un
grupo de personas que trabajan sin ninguna coordinación, sin contar con los
demás, no forma un equipo.
ESTRUCTURA Y
ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
1) Diseño del organigrama
Exige el estudio previo de los
diferentes puestos o cargos de la
empresa. Se puede llevar a cabo según diferentes criterios, pero el que mejor
se adapta a la organización de la mayoría de las empresas es el organigrama
funcional por departamentos.
2) Definición de puestos de trabajo y tareas
Antes de comenzar la actividad
empresarial deben quedar bien definidas las funciones y tareas de cada puesto y
los niveles de responsabilidad.
Se realizará una
relación de las tareas que cada departamento y cada puesto de trabajo de la empresa debe llevar a cabo.
Ejemplo: Distribución de puestos de trabajo y tareas por departamentos
PUESTO
DE
TRABAJO
|
FUNCIONES
|
PUESTO
DE
TRABAJO
|
FUNCIONES
|
ALMACÉN
|
·
Entrada de mercaderías.
·
Salida de
mercadería.
·
Inventario de
existencias.
|
COMPRAS
|
·
Emisión de
pedidos y control de las entregas.
·
Reclamación de
pedidos atrasados.
·
Comprobación de
los albaranes y facturas.
|
VENTAS
|
·
Recepción de
pedidos.
·
Transporte.
·
Facturación.
|
GESTIÓN
CONTABLE
|
·
Mantenimiento
del plan general de contabilidad.
·
Registro de los
asientos contables.
·
Mantenimiento
de la aplicación contable.
·
Elaboración de
balances.
|
TESORERÍA
|
·
Control de
pagos y cobros.
·
Confección de
remesas bancarias.
·
Control de
saldos bancarios.
·
Solicitud de
créditos y préstamos.
·
Confección de
nóminas.
|
RECURSOS
HUMANOS
|
·
Selección de
personal.
·
Confección de
contratos.
·
Liquidación del
pago a la seguridad Social.
|
OBJETIVOS DE UN EQUIPO DE TRABAJO
- Conseguir mayor nivel de eficacia.
- Mejorar el clima laboral.
- Tener una comunicación más directa y fluida.
- Aumentar la motivación de los componentes del equipo.
- Adquirir un mayor nivel de compromiso con los objetivos marcados.
COMUNICACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN
La necesidad de comunicación es indudable en cualquier ámbito de la vida y también en el trabajo, sobre todo cuando se trabaja en equipo.
a) Transmisión de la información interna en la empresa
Una buena comunicación contribuye a mejorar el clima laboral y facilita la detección de posibles deficiencias dentro de la organización.
b) Transmisión de la información externa
La comunicación de la empresa con el entorno exterior merece una atención especial, principalmente la atención al cliente, puede llegar a ser un elemento promocional para aumentar las ventas, como la publicidad o los descuentos.
c) Formas de comunicación y transmisión externa
La comunicación oral
El más importante de todos los medios orales en la empresa es sin duda el teléfono por la frecuencia con que se utiliza. Nos permite comunicarnos con los clientes, proveedores, entidades bancarias, etc. Es importante que la persona que mantenga la comunicación tenga un trato cortés y adecuado, que use el lenguaje correcto y que muestre interés.
La correspondencia comercial, establece una relación entre la empresa y los agentes externos (clientes, proveedores, acreedores, etc.) y proporciona una determinada imagen de la empresa.
La carta comercial, es el modo de comunicación más importante en una empresa, aunque ahora se están imponiendo formas de comunicación a través de la red (correo electrónico, direcciones web o redes sociales).
Para una correcta redacción de una carta comercial han de tenerse en cuenta una serie de normas básicas:
- Limpieza y corrección.
- Frases cortas, sencillas, bien redactadas y sin faltas de ortografía.
- Trato cortés.
La comunicación a través de Internet
Internet se ha impuesto con fuerza como medio de comunicación en la empresa:
a) Correo electrónico (e-mail), sirve para enviar y recibir mensajes de texto, imágenes y archivos completos. Hay dos modelos de acceso distintos
- El correo POP: almacena mensajes en el ordenador y no requiere disponer de una conexión constante. Ejem. “Outlook Express.
- El correo web o webmail: almacena los mensajes fuera del ordenador y requiere una conexión constante. Ejem. Hotmail, Gmail, Terra o Yahoo.
b) Las páginas web también son de utilidad comercial. A través de ella podemos obtener gran cantidad de información, conocer otras empresas y darnos a conocer, es un importante medio de publicidad, ya que podemos llegar a un gran número de personas y empresas en todo el mundo y a cualquier hora.
c) Otras formas de utilización de la red, pueden resultar de mucha ayuda en el ámbito comercial, los más importantes son:
- Las listas de correo: son base de datos con direcciones de personas o empresas que tienen intereses comunes y que sirven para enviar mensajes.
- Los grupos de noticias o newsgroups: sirven para colocar y recibir mensajes, noticias o información de cualquier tipo agrupadas por temas de interés.
- Las redes sociales, a través de ellas podemos crear un grupo de empresas con las que mantengamos relación y utilizarlas como medio de comunicación.
No hay comentarios:
Publicar un comentario